¿Qué es un sistema ERP? Características y tipos

¿Qué es un sistema ERP? Características y usos - Dobuss

El mercado se ha convertido en un espacio cada vez más saturado y competitivo. Por eso, contar con una gestión empresarial eficiente, apoyándose en un sistema ERP, adquiere más importancia que nunca.

Un momento, ¿acabas de leer el párrafo anterior y parte del sistema ERP te ha sonado a chino? No te preocupes, a continuación te explicamos qué es un sistema ERP, los tipos más habituales y sus diferencias con un CRM para que conozcas todo lo que esta herramienta puede hacer por tu empresa. ¡Comenzamos!

Abreviatura de los términos Enterprise Resource Planning, un ERP se define como un conjunto de aplicaciones software cuyo objetivo es integrar y automatizar toda la información que se genera dentro de la organización. En consecuencia, se crea una base de datos centralizada donde se gestiona la información relevante a todas las áreas que la componen: facturación, compras, ventas, logística, recursos humanos, etc.

Entonces, atendiendo a la definición anterior, ¿cuáles son las características de un buen sistema ERP? Aunque, como podrás comprobar a continuación, existen diferentes tipos según las funcionalidades que ofrecen, hay una serie de atributos que son imprescindibles en cualquier ERP:

  • Capacidad de integración con otras plataformas. Por ejemplo, si tienes una tienda online, tu ERP debe contar estar asociado a la plataforma de pago que emplees (Paypal, Stripe) y al CMS.
  • Funcionamiento en tiempo real. Tener a tu disposición toda la información integrada y sincronizada es vital para llevar a cabo una gestión empresarial eficiente y coordinada. Así, organización puede identificar cualquier problema rápidamente y, por ende, resolverlos con agilidad.
  • Interfaz intuitiva. Recuerda que el ERP puede ser consultado por cualquier miembro de la empresa, con lo cual debe ser de fácil manejo para no entorpecer el día a día de los trabajadores.
  • Modularidad. El sistema debe estar dividido en módulos (herramientas conectadas entre sí) que den cobertura a todas las áreas de la empresa. Una recomendación de los módulos más relevantes que debe incluir tu ERP son: gestión financiera, contabilidad y facturación, control de stock, CRM, ventas, RRHH (nóminas, evaluaciones de desempeño) y gestión de proyectos.
  • Análisis de datos. Asegúrate de que incluye un módulo de business intelligence que sea capaz de crear un panel donde te ofrezca una visión global e intuitiva de los aspectos esenciales que debes valorar a la hora de tomar decisiones empresariales.
  • Posibilidad de modificaciones. Las necesidades de tu negocio pueden cambiar. Por ello, escoge un software ERP de código abierto o personalizables que te permitan adaptar el sistema a los nuevos cambios de tu compañía.

Implantación de un programa ERP

Implantación de un programa ERP - Dobuss

La implantación de un ERP es un proceso que debe estar sustentado por un proyecto bien definido y planificado. Si bien es cierto que, dependiendo del tamaño de la empresa y el software elegido, la instalación puede variar, se pueden destacar ciertas fases comunes:

  1. Análisis: el primer paso es definir las necesidades de la empresa y qué es lo que debe abarcar el ERP.
  2. Diseño: es el momento de desarrollar todas las funcionalidades que va a tener el ERP.
  3. Implementación: es la etapa más crucial del proceso. Se instala el software y se empieza a trabajar con las nuevas herramientas.
  4. Post-implementación: en función de los problemas encontrados y como el personal se desenvuelve con el ERP se realizan los ajustes necesarios para conseguir los mejores resultados.

Principales tipos y ejemplos de ERP

A la hora de elegir un software ERP, la cantidad de opciones existentes es muy amplia. Dependiendo del tamaño de la organización, la gestión de la información o el coste, se pueden clasificar de las siguientes maneras:

Variedades de ERP según el diseño

  • ERP estándar: la estructura modular se encuentra predefinida, correspondiéndose con las áreas más habituales de un negocio. Suelen ser escogidos por pequeñas y medianas empresas, ya que, aunque el nivel de personalización es muy limitado, requieren una menor inversión y la implantación es más sencilla.
  • ERP a medida: la programación y configuración es totalmente individualizada. De ahí que sea la mejor alternativa para empresas que manejan procesos de negocios complejos o cuentan con una gran cantidad de recursos materiales y humanos. La inversión y el tiempo de implantación es mayor.

Variedades de ERP según su alojamiento

  • ERP local: el conjunto de software se instala en los propios servidores de la compañía. Esto conlleva una mayor inversión y un mayor esfuerzo en término de configuración, mantenimiento y actualización. Es cierto que aportan un gran nivel de control sobre los flujos de información, pero progresivamente están siendo abandonadas las opciones que vamos a tratar a continuación.
  • ERP en la nube: este tipo se instala en proveedores cloud. En otras palabras, la empresa paga una cuota mensual según los módulos que quiera contratar y el número de usuarios y se ahorra los gastos relativos a la instalación y mantenimiento. Es una gran alternativa para empresas que cuenten con plantilla en teletrabajo, puesto que cualquier miembro puede acceder desde su dispositivo siempre que tenga conexión a internet.
  • ERP híbrido: uniendo lo mejor de los dos mundos, existe esta clase de ERP. Según las tendencias del mercado, se ha comprado que esta alternativa es la que mejor se adapta a las necesidades de las empresas hoy en día. ¿Por qué? Porque es perfecta para quienes quieren contar con un ERP en la nube, pero conservando ciertas funcionalidades de los servidores (almacenamiento de datos por ejemplo).

Ahora que ya tienes unas nociones básicas de los diferentes tipos de ERPs, aquí te mostramos algunos de los ejemplos más utilizados:

ERP Microsoft

El ERP en la nube por excelencia es Microsoft Dynamics. Diseñado para la mejor herramienta que te guíe en la transformación digital de tu empresa, te permite trasladar tu negocio al mundo online de manera rápida y sencilla. Su ERP se dirige a medianas empresas, empresas filiales y divisiones de grandes compañías. Su última actualización ofrece una nueva experiencia de usuario donde la información se encuentra organizada de manera clara y fácilmente accesible. Pinta bien, ¿verdad?

ERP Sage

Sage X3 es uno de los sistemas más preferidos por pequeñas y medianas empresas (PYMES). Se caracteriza por ofrecer una alternativa moderna y flexible que se adapta las posibilidades económicas de estos negocios. Permite escoger funciones, se puede personalizar según la manera de trabajar del negocio y garantiza la protección de la información.

ERP SAP

Systems, Applications, Products in Data Processing, más conocido como SAP, es un ERP enfocado a la gestión integral de grandes compañías. Gracias a la gran variedad de módulos que incluye su sistema, permite cubrir todas las necesidades que caracterizan a este tipo de empresas. Lo más destacable de este software es su gran flexibilidad y personalización. Es decir, con SAP se puede llegar a programar cualquier función específica, desde tareas más simples hasta las más complejas. Todo esto ha posicionado a SAP como una de las soluciones más empleadas en todo el mundo.

ERP A3

a3ERP es un sistema que pretende dar una solución global a las necesidades de cualquier empresa. En función del tamaño y la estructura, existe cuatro tipos de softwares diferentes:

  • a3ERP base: orientado para autónomos y microempresas. Como su nombre indica es el más básico.
  • a3ERP profesional: organizaciones que buscan gestionar el proceso de compra.
  • a3ERP plus: empresas que necesitan un sistema de gestión más avanzado donde se incluya una mayor variedad de módulos para el control del ciclo comercial de compra – venta.
  • a3ERP premium: es el más completo de todos. Cuenta con herramientas de personalización que se adaptan a las necesidades de cada compañía.

Diferencia entre CRM y ERP

Diferencias entre CRM Y ERP - Dobuss

¿Mejor empezamos explicando en qué consiste un CRM antes de entrar en las diferentes con el ERP, verdad? Los sistemas de Gestión de Relación con el Cliente o Customer Relationship Management (CRM) son softwares que se encargan de gestionar, organizar y automatizar todos los procesos que conllevan una interacción con el cliente final, socios o proveedores. Por tanto, su diseño está orientado coordinar esfuerzos entre los departamentos que se relacionan con este.

Basándonos en esta breve definición y en todo lo anterior expuesto sobre el ERP, te habrás dado cuenta de que ambas herramientas comparten una característica principal: el ahorro de tiempo gracias a la automatización de tareas. Pero, ¿cuáles son sus diferencias?

  • Los CRM son sistemas creados para la relación con los clientes (front office), mientras que los ERP están pensados para procesos internos (back office)
  • La implantación de un ERP es más prioritaria que un CRM y, por ende, más compleja y costosa debido a su magnitud
  • El ERP es usado por todos los miembros de la organización, mientras que el CRM solo es necesario para aquellos miembros que trabajen en departamentos como ventas, comercial o atención al cliente.

Ahora que ya conoces todo sobre los sistemas ERP, es el momento de lanzarte a implantar uno en tu negocio. Recuerda que una buena gestión empresarial es el principal marcador del éxito o fracaso de tu negocio. Además, asegúrate que cuentas con la estrategia digital adecuada para exprimir al máximo el potencial de tu empresa. En Dobuss sabemos cómo hacerlo. Contáctanos y déjate acompañar en el camino hacia la digitalización.

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