Google Spreadsheets: Aprende a cruzar datos de tu web

A lo largo del tiempo, Excel, el programa ofimático de Microsoft ha demostrado su enorme funcionalidad y gran utilidad. Sin embargo, no es la única alternativa, porque tiene otro importante competidor. Nos referimos a Google Sheets, el denominado «Excel de Google», una aplicación de hojas de cálculo en línea, que es totalmente gratis. Sin embargo, pueden surgir infinidad de dudas sobre qué opción es la más conveniente, cuáles son las principales diferencias, cuál nos interesa utilizar, o simplemente, qué alternativa es más cómoda y útil por sus beneficios. En este post, vamos a profundizar en este tema para aprender a cruzar datos en la web.

¿Qué es Google Sheets?

Esta herramienta moderna de Google se caracteriza por ser una hoja de cálculo en la nube, que se emplea para compartir datos y trabajar en modo colaborativo. Esto quiere decir que se pueden introducir los datos en filas, columnas y celdas de manera ordenada. Además, las extensiones de Google Sheets, también denominadas Add-ons, incluyen funciones adicionales para adaptar la experiencia de uso.

Google lanzó Google Spreadsheets en junio del 2006, posteriormente, se llamó Google Sheets. Este servicio online usa la tecnología AJAX y permite la realización de la mayoría de las funciones básicas que ofrecen los programas ofimáticos. Por este motivo, tanto empresas como particulares, lo consideran una alternativa muy atractiva que brinda excelentes resultados.

Diferencias entre Excel y Google Sheets

Una vez que hemos dado respuesta a Google sheets: qué es, tenemos que indicar que estas herramientas son similares, tal como hemos indicado, ya que ambas propuestas permiten analizar y ordenar la información; no obstante, hay ciertas diferencias entre ambas. A continuación, enumeramos cuáles son estas.

• Partimos de la base de que el punto fuerte de Google Sheets es la colaboración en la nube, esto facilita mucho el trabajo de línea. El trabajo con las hojas de cálculo de Google Sheets da la posibilidad de que los datos se guarden automáticamente en la nube.
• No obstante, Excel cuenta con una de las herramientas de análisis de datos más potentes, como Power Query y Power BI. Esto permite realizar tablas dinámicas, gráficas y análisis de las estadísticas.
• Por otro lado, aunque ambas opciones favorecen el uso de fórmulas, Microsoft Excel dispone de más de 400. Aunque la mayoría de los usuarios solo usa el 20 %. Google Sheets también tiene esta opción, aunque algo más limitada, que en el anterior caso. La IMPORTRANGE es una de las herramientas más conocidas.
• Otra de las ventajas de Google Sheets es que es una interfaz muy intuitiva y en constante evolución. En este sentido, encontramos productos innovadores y cada vez son menos las limitaciones.

¿Qué ventajas tiene Google Sheets?

Sin duda alguna, Google Sheets también se caracteriza por ser una de las plataformas más utilizadas en la organización y análisis de datos. Son muchas las ventajas de su uso, comenzando porque esta herramienta es gratuita, por lo que tan solo es necesario tener una cuenta en Google, para acceder desde cualquier PC, tablet o dispositivo móvil. Bastaría con descargar la aplicación para poder trabajar con las funciones básicas. Asimismo, hay otro gran número de beneficios que enumeramos en este listado:

• Favorece el trabajo colaborativo en línea, un aspecto vital en las empresas actuales.
• Por otro lado, los cambios, que se realizan en la hoja de cálculo, se guardan automáticamente.
• Se permite el acceso al historial para verificar los cambios realizados en los documentos.
• La hoja de cálculo se puede integrar con otros productos de Google.
• La interfaz es amigable y permite realizar un número de funciones.

Automatización de datos en Google Sheets

Una de las dudas más habituales tiene que ver con la automatización en Google Sheets. Esta solución de hojas de cálculo es de gran ayuda para ahorrarnos bastante trabajo en nuestro día a día. Pero, el verdadero potencial está en combinar esta herramienta con otras aplicaciones y servicios. En esta lista, proporcionamos información sobre algunas de las acciones que se pueden automatizar:

• Una de las actuaciones es la posibilidad de ejecutar una acción sobre cada una de las filas de la hoja de cálculo. Por ejemplo, enviar los datos a Google Docs, Gmail o Telegram.
• Podemos exportar en CSV, tanto una columna como parte de la hoja de cálculo. Este formato es ideal por su sencillez y la compatibilidad con la mayoría de las aplicaciones.
• La automatización también permite añadir y modificar filas y hojas, en función de nuestras necesidades.
• Esta alternativa es fantástica para crear un listado de teléfonos y mensajes para hacer el envío automático por WhatsApp.
• Incluso, se puede automatizar el envío de KPIs de Google Analytics.

Aplicación de Google Sheets en SEO

Las agencias de marketing digital, especializadas en SEO, saben que Google Sheets es una de las herramientas más poderosas para el posicionamiento orgánico. El uso de un UDF (User Defined Function) permite crear una función en Google Sheets para mejorar la visibilidad en el entorno digital.

El usuario puede programar una función en Google Sheets para SEO, tanto es así que hay funciones básicas, que pueden ayudar a mejorar el posicionamiento en internet. Por ejemplo, la función de «Encontrar» es una de las más habituales en Google, además, permite crear paneles con los datos que deseamos. En estas, se pueden contar el número de veces que se repite un Anchor Text, aplicar condiciones a las celdas, así como combinarlas o habilitar las interconexiones, entre otras.

Principales extensiones y conectores en Google Sheets

Es hora de analizar en qué consiste Google Sheets avanzado para conocer las principales extensiones y los conectores para mejorar su fluidez y nuestra experiencia. Obviamente, cada usuario tiene sus propias necesidades, por lo tanto, solo hay que seleccionar los complementos que aprecien en el menú principal.

Power Tools

Este complemento de pago es muy interesante porque permite agregar funciones adicionales para mejorar el trabajo diario. Es una excelente opción para eliminar duplicados, combinar celdas, reemplazar datos. Además, cuenta con un kit de herramientas para cambiar las mayúsculas y minúsculas o dividir el texto en columnas.

Advanced Find and Replace

Esa opción es muy favorable si manejamos muchos datos, una add-on, que se caracteriza por una serie de opciones avanzadas para reemplazar y localizar notas, fórmulas, valores, etc. Sin duda alguna, puede ser la mejor opción para realizar una búsqueda avanzada. Este complemento nos muestra una lista con todos los registros, perfectamente organizados por hoja, para llevarlos a cualquier celda de forma inmediata.

Table Styles

Es momento de prestar atención al diseño, por este motivo, este completo es perfecto para mejorar la personalización y aportar una estética propia a cada trabajo que genere el programa de Google. Con este complemento vamos a lograr un aspecto más profesional, porque existen 50 estilos predefinidos, en una división de seis grupos. Además, todas las plantillas tienen un uso flexible y favorecen la aplicación en el formato que deseamos.

Google Analytics

Para usar Google Analytics en Google Sheets, tenemos que utilizar el complemento Google Analytics Spreadsheet. Una de las ventajas es el tiempo que se emplea al pasar los datos de manera manual. El objetivo es consultar y analizar las estadísticas de las páginas web en una hoja de cálculo con la finalidad de analizarla y compartirla en los diferentes perfiles.

Google Search Console

En la mayoría de las ocasiones, se pueden exportar los datos de Seach Consola de Google a una hoja de cálculo con el fin de analizar las keywords. Este complemento es muy fácil de usar y la información se puede volcar rápidamente. Después de efectuar la instalación, se puede crear la hoja en Google Drive para empezar a operar.

Atajos de Google Sheets que debes conocer

Para finalizar, vamos a explicarte cómo utilizar algunos de los atajos de Google Sheets para ahorrar tiempo y aprovechar al máximo este programa. Esta posibilidad permite realizar las mismas funciones solo con usar algunas teclas. Esta es una opción que brinda esta herramienta, al igual que Microsoft Excel, para mejorar la explicación.

La selección de una columna

Si el usuario tiene un sistema operativo Windows o Mac, deberá usar la tecla Ctrl y la barra espaciadora para acortar el camino.

La selección de una fila

Igualmente, independiente del tipo de teclado, para esta acción solo hay que emplear las teclas de Mayúscula y la barra espaciadora.

Selección de todos los campos

Si el usuario quiere seleccionar todos los campos, tendrá que pulsar de forma simultánea Ctrl-A o Ctrl-Shift y la barra espaciadora.

Deshacer una acción

Esta es otra de las acciones frecuentes que se suelen realizar en los distintos trabajos, en este caso, se tiene que teclear Ctrl y Z.

Rehacer la acción

En el caso de querer volver a rehacer una acción, se deben pulsar las teclas Ctrl-Y, Ctrl-Shift-Z, o bien, pulsar F4.

Realizar una búsqueda

Para realizar la búsqueda de una frase en un libro de trabajo, se usarán las teclas Ctrl y F.

Impresión

Si se pretende imprimir, el usuario tan solo debe accionar a la vez las teclas Ctrl y P.

Copiar, cortar y pegar

Hay tres acciones muy habituales: cortar, copiar y pegar. En el caso de cortar, solo hay que utilizar las teclas comando y X. Si hay que copiar, hay que usar Ctrl – C y, finalmente, para pegar, se requiere la acción de Ctrl y V.

Texto en negrita, subrayado y cursiva

También, es conveniente saber cómo colocar el texto en diferentes formatos. Si queremos resaltar en negrita, hay que pulsar Ctrl y B, en el caso de subrayado, se deben accionar las teclas de Comando y U, finalmente, para la cursiva se emplean Ctrl – i.

Navegación en la hoja de cálculo

Si la pretensión es navegar al principio de una fila, hay que emplear la opción Fn y la flecha izquierda, en cambio, si se quiere navegar al principio de la hoja, hay que usar el comando, Fn y la flecha izquierda.

Moverse al final de una hoja o fila

Para desplazarse hasta el final de una fila, hay que tecla Fn y la tecla derecha, sin embargo, para hacerlo al final de la hoja, bastaría con usar la tecla de Comando- Fn- tecla derecha.

Insertar filas

Otra función interesante consiste en insertar filas. Si se trata de insertarla sobre la fila actual, hay que pulsar Comando- Opción – el signo de igual o Ctrl-Opción-iC. Por otro lado, para insertar la fila debajo, hay que teclear Ctrl-Opción-iB.

En definitiva, seguramente que con esta información tan amplia, el usuario ya sabe en qué consiste Google Spreadsheets, cuáles son sus funcionalidades y principales ventajas. Sin duda alguna, las opciones son muchas y su conocimiento requiere de algo de tiempo. Lo más importante, es que Google Sheet se adapta a las necesidades de cada persona y brinda resultados muy satisfactorios en el entorno de trabajo, como hacemos en Dobuss. Contacta con nosotros para más información sobre las novedades que giran entorno al marketing digital.