Gestionar proyectos no es fácil.
No porque sea una ciencia complicada, sino porque en el día a día todo tiende al caos: tareas que se solapan, entregas que se retrasan, información dispersa, imprevistos que lo cambian todo… Lo vemos constantemente en empresas de servicios como consultoras, agencias, ingenierías, instaladoras o despachos técnicos. Empresas que trabajan por proyectos y que, sin una buena gestión, acaban apagando fuegos en lugar de avanzar con rumbo claro.
Desde Zinkee, llevamos años ayudando a estas empresas a recuperar el control. En este artículo compartimos los errores más habituales que observamos (y que muchos gestores cometen sin saberlo), junto con soluciones prácticas para evitarlos. El objetivo: ayudarte a ganar claridad, rentabilidad y tranquilidad en cada proyecto.
1. Arrancar sin una planificación detallada
Empezar un proyecto sin haberlo planificado bien es como construir una casa sin planos. Sabes que habrá que levantar paredes, pero no cuándo, cómo ni con qué materiales.
Este error es muy común, sobre todo cuando se trabaja bajo presión o con plazos ajustados. Se prioriza la ejecución inmediata frente al diseño estructurado. El problema llega después: tareas que se solapan, decisiones improvisadas, responsables que no están claros, tiempos que se disparan…
¿Cómo evitarlo?
Antes de ejecutar, dedica tiempo a planificar:
- Define el objetivo del proyecto (que sea claro, concreto y medible).
- Divide el trabajo en fases, tareas y subtareas.
- Asigna responsables, plazos y dependencias.
- Revisa la capacidad de tu equipo antes de comprometer fechas.
Una buena planificación no te quita agilidad. Al contrario: te da orden para moverte más rápido sin perder el rumbo.
2. No tener una visibilidad global del proyecto
Cuando la información está dispersa entre hojas de Excel, correos, grupos de WhatsApp y conversaciones de pasillo, es imposible tener una visión clara del estado del proyecto.
Y sin visibilidad, no puedes tomar decisiones a tiempo: no sabes si vas en plazo, qué tareas están bloqueadas ni si te estás desviando en costes.
¿Cómo evitarlo?
Centraliza todo en una herramienta que te permita visualizar:
- Qué se ha hecho y qué falta por hacer.
- Qué tareas están en riesgo de retraso.
- Qué desviaciones hay respecto al presupuesto.
- Qué personas están saturadas o sin carga.
En Zinkee, por ejemplo, trabajamos con un timeline visual que muestra el estado real del proyecto en tiempo real, integrando tiempos, responsables, tareas y costes.
3. No definir bien los roles y responsabilidades
Muchas veces se asume que “el equipo ya sabe lo que tiene que hacer”. Y esto puede funcionar… hasta que no funciona. ¿Quién aprueba una entrega? ¿Quién informa al cliente? ¿Quién lidera cada fase? Cuando esto no está claro, empiezan los cuellos de botella, las duplicidades y los retrasos.
¿Cómo evitarlo?
Define desde el inicio:
- Qué tareas hace cada persona.
- Qué rol cumple (ejecutor, supervisor, validador, informador).
- A quién se reporta en cada fase del proyecto.
Y revísalo si hay cambios. Un cambio de cliente o de alcance puede exigir un reajuste en el equipo.
4. Gestionar todo manualmente
Registrar horas en Excel, actualizar tareas a mano, enviar emails de seguimiento uno a uno… Todo eso consume un tiempo enorme que podrías estar invirtiendo en tareas de mayor valor.
Además, el trabajo manual está mucho más expuesto a errores. Un olvido, un dato mal registrado o una versión desactualizada puede hacer que tomes decisiones equivocadas.
¿Cómo evitarlo?
Automatiza siempre que puedas:
- Generación de tareas repetitivas.
- Avisos cuando una tarea está próxima al vencimiento.
- Cálculo de desviaciones de tiempo y coste.
- Registro automático de horas o tareas realizadas.
En Zinkee, por ejemplo, conectamos los diferentes flujos del proyecto para que una acción dispare la siguiente: si se aprueba una propuesta, se crea automáticamente el proyecto, se asignan tareas y se notifican responsables.
5. No tener en cuenta la capacidad real del equipo
Otro error habitual: planificar proyectos sin revisar la carga de trabajo actual del equipo. Esto genera sobrecarga, cuellos de botella y tareas que se retrasan porque “no me da la vida”.
¿Cómo evitarlo?
Planifica en base a la capacidad, no al deseo. Antes de asignar tareas:
- Verifica cuántas horas disponibles tiene cada persona.
- Identifica si hay solapamientos con otros proyectos.
- Prioriza en función del impacto y la urgencia.
Y recuerda que un equipo saturado trabaja peor, comete más errores y acaba quemado. La productividad también depende del bienestar.
6. No medir ni evaluar tras finalizar el proyecto
Hay empresas que terminan un proyecto y se lanzan al siguiente sin mirar atrás. No analizan si se cumplieron los objetivos, si hubo desviaciones o si el cliente quedó satisfecho. Así es imposible mejorar.
¿Cómo evitarlo?
Crea un espacio de cierre donde revises:
- ¿Qué hemos hecho bien? ¿Qué repetiríamos?
- ¿Qué ha fallado? ¿Por qué?
- ¿Cómo hemos ido de plazos y de costes?
- ¿Qué feedback nos ha dado el cliente?
Y deja constancia. Esta información será oro para próximos proyectos.
7. Ignorar la gestión de tiempos
¿Sabes cuántas horas reales ha invertido tu equipo en un proyecto? ¿Y si esa dedicación ha sido rentable? Muchas empresas no lo saben porque no registran el tiempo, o lo hacen de forma poco fiable.
¿Cómo evitarlo?
Implementa un sistema sencillo para registrar horas por tarea o proyecto. No se trata de controlar, sino de tener datos reales para:
- Comparar dedicación real vs. estimada.
- Identificar tareas que consumen más tiempo del previsto.
- Ajustar presupuestos y precios para ser más rentables.
En Zinkee, por ejemplo, incluimos alertas para que los equipos registren su tiempo y un sistema de control de errores (mediante agente IA) para asegurar que los datos sean fiables.
8. No integrar la gestión del proyecto con otras áreas
Un proyecto no vive solo. Está conectado con el área comercial, con el control económico, con compras, con facturación… Si todo esto no se integra, pierdes tiempo y aumentan los errores.
¿Cómo evitarlo?
Utiliza una herramienta que permita trabajar de forma conectada:
- Que el proyecto se cree automáticamente al ganar una oportunidad comercial.
- Que puedas vincular facturas o costes al proyecto directamente.
- Que veas el impacto económico de cada decisión de gestión.
Cuanto más integrada esté tu gestión, más fluido será todo.
Dobuss: un ejemplo real de mejora continua
En Zinkee tenemos la suerte de colaborar con empresas que no se conforman con sacar los proyectos adelante a base de esfuerzo y horas extra. Empresas que entienden que una buena gestión no solo ahorra tiempo y dolores de cabeza, sino que marca la diferencia entre crecer… o quedarse estancado.
Dobuss es un claro ejemplo.
Como agencia de marketing digital, gestionan múltiples campañas, clientes y equipos al mismo tiempo. Cada proyecto implica coordinación entre diseño, contenidos, estrategia SEO, redes, desarrollo web y más. Y aun así, han conseguido mantener el control, mejorar su eficiencia y profesionalizar su forma de trabajar.
¿Cómo lo han logrado? Apostando por procesos claros, planificación desde el inicio, visibilidad en tiempo real y una herramienta que centraliza todo el trabajo. Han pasado de una gestión fragmentada a una operativa conectada, donde cada persona sabe qué tiene que hacer, cuándo y con qué prioridad. Y lo más importante: han ganado tiempo para centrarse en lo que realmente aporta valor a sus clientes.
En este artículo compartimos aprendizajes que también son los suyos, porque gestionar proyectos con sentido común y con las herramientas adecuadas no es solo posible, es imprescindible si quieres crecer sin perder el control.
Conclusión: Gestionar bien no es hacer más. Es hacer mejor.
Evitar estos errores no te convertirá en un gestor perfecto, pero sí en uno más consciente, eficiente y preparado para liderar proyectos complejos sin perder el control.
Y lo mejor es que no necesitas reinventar la rueda. Basta con tener un sistema claro, procesos ordenados y una herramienta que te acompañe, no que te complique.
Eso es lo que hacemos en Zinkee: ayudar a que las empresas de servicios gestionen sus proyectos de forma más profesional, rentable y tranquila. Porque al final, gestionar bien no va solo de entregar a tiempo. Va de cuidar el tiempo del equipo, la satisfacción del cliente y la salud del negocio.
Sobre Zinkee
Zinkee es una herramienta de gestión de proyectos diseñada específicamente para empresas de servicios que quieren dejar atrás el caos operativo. Desde la planificación hasta el análisis económico, Zinkee te da visibilidad total y te ayuda a trabajar de forma más conectada, automatizada y rentable.
