Digitalización de documentos: ¿Qué es y para qué sirve?

Digitalización de documentos: ¿Qué es y para qué sirve? - Dobuss

Papeleo, papeleo y más papeleo. Contar con demasiados documentos e impresos pueden hacer entorpecer tanto la comunicación interna como externa de tu empresa. Una gran cantidad de documentación que ocupa un espacio enorme dentro de tu almacén, en la que identificar un determinado archivo se convierte en tarea imposible. ¿Sabías que existe una nueva vía con la que agilizar dicho proceso? Gracias a la digitalización de documentos, esto es posible.

¿En qué consiste? ¿Cuáles son sus beneficios? Esta  información y mucho más lo podrás leer a continuación en  el siguiente post de nuestro blog.

¿Qué es la digitalización de documentos? - Dobuss

¿Qué es la digitalización de documentos?

La digitalización de documentos está basada en un proceso  de transformación de documentos en papel a formato digital. En los últimos años ha ido cobrando relevancia ya que se ha conformado como uno de los principales motores del cambio en las empresas, siendo aplicable a todo tipo de sectores.

Para que la digitalización de documentos es necesario establecer, desde los inicios, un determinado objetivo final. A su vez, será necesario realizar un ejercicio previo de reflexión y analizar todas las ventajas y beneficios de recurrir a dicha herramienta en tu negocio. Algunos de los objetivos más destacables son:

  • Deseas conseguir una oficina sin consumo de papel.
  • Ahorro del espacio físico destinado al almacenaje de documentación.
  • Facilidades a la hora de compartir los documentos entre los propios empleados o clientes de una determinada empresa.

La digitalización de documentos para empresas es, en definitiva, un proceso que aportará a tu negocio una mayor trascendencia y eficiencia dentro de tu modelo de negocio. A su vez, será posible realizar búsquedas mucho más  ágiles, asegurando un mayor y mejor acceso a la información. Finalmente, ayudará a establecer y identificar los flujos de trabajo eficientes, todo ello gracias a la digitalización de documentos.

Ventajas de digitalización de documentos

Estos son algunos de los beneficios más notables que trae consigo recurrir a la digitalización de documentos.

Mejoras en la protección de datos de la empresa

El soporte en papel es totalmente vulnerable ante el paso, deteriorando su material por culpa de factores externos como la humedad o la suciedad. Gracias al soporte digital, además de poder proteger la información de nuestros clientes y empleados a través de contraseñas y códigos internos, contaremos con documentos perdurables en el tiempo.

Ahorro en el espacio físico del local

Gracias a que los documentos se transforman en elementos intangibles para el ser humano, habrá mayor espacio libre en la oficina. Dicho espacio podrá ser aprovechado para mejorar las instalaciones, haciéndolas más cómodas para el trabajador.

Mayor productividad en el proceso de búsqueda de información

Las gestiones se verán simplificadas, logrando que el personal adquiera una mayor destreza en la realización de las gestiones, simplificando al máximo el proceso de búsqueda. Un trabajo en el que el empleado se siente más eficiente es un trabajo en el que la productividad y la satisfacción emocional se verán claramente beneficiadas.

Mayor compromiso corporativo

La digitalización de documentos es la vía idónea para mostrar a la sociedad el compromiso real que existe respecto al medio ambiente, reduciendo el uso de papel impreso. Una forma única de reducir el consumo de papel.

Acceso a la información a través de cualquier dispositivo electrónico

Dentro de dichos dispositivos existirán diferentes niveles y rangos de seguridad, totalmente personalizables por los responsables de seguridad y ciberseguridad de tu empresa.

Plantilla en constante reinvención

Los empleados, gracias a la digitalización de documentos, mejorarán sus procesos, aprendiendo a desarrollar sus procesos y adquiriendo nuevas habilidades. Serán, además, responsables y propulsores de la transformación digital.

Pasos para la digitalización de documentos - Dobuss

Pasos para la digitalización de documentos

Estos pasos cambiarán, dependiendo siempre del tipo de software que se utilice y de las metas marcadas previamente por la empresa. Teniendo en cuenta esta premisa, los procesos de digitalización de documentos constan de los siguientes pasos:

Paso 1: reunir toda la documentación disponible

Es importante que antes de comenzar, selecciones todos aquellos documentos que consideres relevantes y deseches los que deseas que desaparezcan. Es necesario recordar que la documentación de carácter legal debe permanecer durante varios años en su formato original en papel.

A lo largo de esta etapa eliminaremos todos aquellos documentos o facturas duplicadas que sean totalmente inútiles. Una de las mayores fortalezas de la digitalización de documentos es que evitaremos guardar documentos inservibles de manera digital. Debido a que existe un mayor control por parte de los trabajadores de los contenidos digitalizados, evitaremos la aparición de documentación sin un uso real.

Paso 2: Establecer los mecanismos para reestructurar la información

Este orden debe reflejarse en el sistema de gestión documental. Es por ello por lo que es esencial tener en cuenta en todo momento cuál es el objetivo de la empresa de digitalizar sus documentos.

Paso 3: Transformación de la documentación

Ha llegado el momento en el que los documentos son escaneados y pasarán a encontrarse completamente digitalizados. Esta etapa de escaneo puede ser realizada a través de dos vías:

  • Internamente. La cantidad de información escaneada no es del todo elevada.
  • Proceso externalizado. Suele ser interesante recurrir a esta opción cuando la cantidad de documentos a analizar es extremadamente alta.

Paso 4: Almacenamiento de la información

Es el paso más importante, ya que la persona tendrá que acceder a la información de forma instantánea, a través del camino más intuitivo posible. Algunos de los softwares utilizados cuentan con una funcionalidad de almacenamiento automático. Este sistema permite que, tras ser el documento escaneado, pase a la carpeta correspondiente y sea guardado con la mayor celeridad y seguridad posibles.

Programas de digitalización de documentos

Una vez hemos entendido en qué consiste la digitalización de documentos, ha llegado el momento de desvelar algunos de los programas y software que pueden ser de tu interés. ¿Atento/a para conocer la lista? Allá vamos:

Empresa de digitalización de documentos

En Dobuss creemos que la digitalización de documentos y de los procesos es la mejor vía para ser protagonistas de la transformación digital. Este cambio notable del rumbo del negocio puede ser la llave del cambio para darte a conocer ante tus clientes potenciales. ¿Tu negocio necesita reinventarse y necesita de un asesor externo para seguir creciendo? No lo dudes y confía en nosotros. Somos tu aliado de confianza. Contacta con nuestro equipo para conocer más información al respecto.

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