Un plan de comunicación es un análisis estratégico fundamental para establecer una comunicación presente y futura coherente y efectiva que se alinee con tus objetivos de negocio.
Se elabora un documento con las claves para conectar con los públicos adecuados, transmitir mensajes claros y medir resultados de forma constante para detectar puntos de mejora.
En este artículo te compartimos un mapa de ruta para poder elaborar un plan de comunicación efectivo y con un claro enfoque a resultados.
1. Contextualización y análisis de la situación
Para un análisis general recomendamos la matriz DAFO aplicada a la comunicación. Esta herramienta permite identificar fortalezas, debilidades, oportunidades y amenazas relacionadas con cómo, dónde y con qué impacto se comunica la organización.
Con ello, obtenemos una visión clara del contexto y de los factores que pueden influir en el éxito del plan. Después, hay que profundizar en esos aspectos (con datos siempre que sea posible) para determinar cómo impactan actualmente y cuál puede ser el área de mejora.
Aquí algunos ejemplos de aspectos concretos que puedes trabajar:
| Aspecto | Situación actual | Impacto en la comunicación | Áreas de mejora |
| Web corporativa | Funcional, pero desactualizada | Pérdida de credibilidad y tráfico | Rediseño con enfoque comunicativo |
| Posicionamiento | Marca reconocida en sector nacional | Sin presencia a nivel internacional | Estrategia de expansión a otros países |
| Recursos | Equipo limitado de marketing | Limitación en acciones multicanal | Formación y contratación externa |
| Relaciones con medios | Acciones puntuales | Baja visibilidad en prensa | Crear base de datos y estrategia de medios |
| Comunicación interna | Informal y no estructurada | Desalineación entre equipos | Plan de comunicación interna |
Este diagnóstico orienta la estrategia y permite anticipar riesgos, detectar oportunidades y planificar con mayor precisión y eficacia.
Análisis de la plataforma o herramienta central
Una vez analizada la situación, es fundamental seleccionar las plataformas adecuadas para ejecutar el plan, valorando su alcance, capacidad de segmentación, usabilidad y costes.
Lo más recomendable es empezar con una o dos plataformas que el equipo pueda gestionar con solvencia, y, a partir de ahí, expandirse progresivamente.
Recuerda: Estas primeras fases también son una oportunidad para experimentar y definir el tono que genere mayor conexión con la audiencia.
2. Definición de objetivos
Objetivos estratégicos y de comunicación
Los objetivos de un plan de comunicación deben alinearse con la estrategia global de la empresa y priorizarse según el plazo: corto, medio o largo.
En Dobuss recomendamos enfocarse en metas concretas y medibles, vinculadas directamente a la comunicación como mejorar la reputación de marca o aumentar la captación de clientes, evitando dispersarse en demasiados frentes al mismo tiempo.
Objetivos claros y medibles (SMART)
Para garantizar que los objetivos sean alcanzables y se puedan evaluar con rigor, puedes utilizar el criterio SMART para definirlos:
- Específicos (Specific): Definición clara y precisa de lo que se quiere lograr, evitando generalidades.
- Medibles (Measurable): Deben establecerse indicadores cuantificables que permitan medir el grado de cumplimiento.
- Alcanzables (Achievable): Es vital que los objetivos sean realistas, considerando recursos y contexto.
- Relevantes (Relevant): Deben estar alineados con la estrategia general y aportar valor concreto.
- Temporales (Time-bound): Definir un plazo claro para alcanzar cada objetivo.
Ejemplo de objetivos SMART:
- Incrementar en un 20% la tasa de apertura de emails en los próximos 6 meses mediante mejoras en el contenido y segmentación.
- Aumentar en un 15% el tráfico orgánico a la web en el siguiente trimestre, apoyándose en contenido SEO de calidad.
3. Identificación del público objetivo
Segmentación y perfiles de audiencia
Uno de los mayores errores en comunicación es querer llegar a “todo el mundo”. Por eso, una segmentación bien realizada es fundamental para optimizar recursos y diseñar mensajes que realmente conecten con ese público concreto.
La segmentación puede basarse en criterios demográficos (edad, género), psicográficos (valores, intereses), geográficos o conductuales (hábitos de compra, uso digital).
Después definimos cómo hablarle a ese cliente objetivo. Nosotros optamos por definir buyers persona concretos para tener claro estilo, tono y plataforma.
Aquí un ejemplo de uno de nuestros planes:
4. Mensajes clave
Desarrollo del mensaje central
Tener un mensaje central claro es clave para asegurar coherencia en toda la comunicación. Este debe resumir la propuesta de valor y reflejar la identidad de la marca, sirviendo de guía tanto interna como externamente.
Por ejemplo: “Somos la alternativa vegana a los embutidos tradicionales, con sabor auténtico y sin ingredientes de origen animal.”
Adaptación de mensajes por audiencia
Si bien el mensaje central es invariable, la forma de comunicarlo debe adaptarse para resonar con las particularidades de cada audiencia:
- Ajustar el lenguaje según el nivel de conocimiento o perfil cultural.
- Resaltar los beneficios o aspectos que más valoren en cada segmento.
- Incorporar llamados a la acción específicos para cada grupo.
5. Ecosistema de comunicación
Selección de canales y medios de comunicación
No todos los canales de comunicación son adecuados para todos los objetivos o audiencias. Por ejemplo, para branding, son ideales medios masivos o redes sociales por su gran alcance; para fidelización, funcionan mejor canales directos y personalizados como el email.
Por eso, es fundamental evaluar el rendimiento actual de cada canal y su capacidad para cumplir con los objetivos específicos que hayas definido.
Frecuencia y tono de las comunicaciones
Esto va a depender mucho del canal elegido; cada uno tiene su idiosincrasia. Lo recomendable en términos generales es mantener una frecuencia constante, ni demasiado escasa ni saturante, para mantener la atención y el interés.
Consejo: Un plan de comunicación no debe olvidar la comunicación interna. Un canal interno eficaz mejora la alineación del equipo para reducir malentendidos y facilita la transmisión de objetivos y valores de la marca.
6. Plan de acción
Responsabilidades y gestión de los equipos
Es fundamental aclarar las responsabilidades de cada tarea, especificando quién la ejecuta y quién la supervisa. Esto permite optimizar la carga de trabajo y garantiza que se cumplan los plazos y objetivos establecidos.
Plan para los stakeholders del proyecto
No debemos olvidar a los stakeholders externos, como proveedores, colaboradores y medios. Es fundamental diseñar una estrategia de comunicación específica que garantice que el mensaje central esté alineado con las comunicaciones que se mantienen con ellos.
7. Recursos y presupuesto
Recursos humanos, técnicos y financieros
- Recursos humanos: Contar con especialistas en comunicación, diseño, marketing digital y análisis de datos, ya sean internos o externos.
- Recursos técnicos: Disponer de herramientas para creación y gestión de contenido, analítica, automatización y CRM.
- Recursos financieros: Asegurar un presupuesto adecuado que cubra costes sin comprometer la calidad ni el alcance de las campañas.
Fijación y desglose del presupuesto
El presupuesto es una herramienta clave no solo para planificar, sino también para controlar y optimizar el desarrollo del plan de comunicación. Desglosarlo en partidas concretas facilita el seguimiento del gasto, evita desviaciones y permite, más adelante, evaluar el retorno de la inversión (ROI) de manera más precisa.
Estas son algunas de las principales categorías a tener en cuenta:
- Creación de contenidos: Incluye los costes de redacción, diseño gráfico, producción audiovisual o cualquier material necesario para comunicar el mensaje.
- Campañas publicitarias pagadas: Engloba la inversión en anuncios en redes sociales, buscadores, medios digitales o tradicionales.
- Suscripciones y licencias de software: Comprende las herramientas para gestionar redes, automatización, analítica o diseño.
- Formación y consultoría externa: Cubre la capacitación del equipo o el apoyo de profesionales externos para mejorar la estrategia.
8. Cronograma y calendario de campañas
Roadmap de campañas
El roadmap es una herramienta visual clave para organizar y ejecutar de forma efectiva un plan de comunicación. Funciona como un mapa de ruta que muestra, de manera clara y estructurada, los pasos que se deben seguir para alcanzar los objetivos establecidos.
Debe incluir, al menos, los siguientes elementos:
- Orden de las acciones: Indica la secuencia lógica de cada tarea para garantizar una implementación coherente.
- Objetivos de cada acción o campaña: Permite que cada paso esté alineado con el propósito general del plan.
- Responsables asignados: Define quién ejecuta, supervisa y evalúa cada parte del proceso, lo que mejora la coordinación.
- Fechas clave y plazos: Establece un calendario realista que sirva de guía para cumplir los hitos sin retrasos.
9. Evaluación y seguimiento
KPIs y métricas clave
Medir el rendimiento es clave para comprobar si el plan de comunicación está dando los resultados esperados. Para hacerlo de forma efectiva, es importante definir algunos indicadores clave (KPIs) según los objetivos marcados. Así podrás evaluar con datos concretos qué está funcionando y qué no, y ajustar las acciones a tiempo si los resultados no son los deseados.
Aquí algunos ejemplos de KPIs útiles:
| KPI | Definición | Herramienta de medición |
| Tasa de apertura | Porcentaje de correos abiertos respecto al total enviados | Plataformas de email marketing (Mailchimp, Brevo, etc.) |
| Crecimiento de audiencia | Aumento en número de seguidores o suscriptores | Hootsuite, Metricool, Mailchimp |
| Engagement | Interacciones (likes, comentarios, shares) | Hootsuite, Metricool |
| Tasa de conversión | Porcentaje de personas que realizan la acción deseada en una web | CRM, Google Analytics |
| CTR (Click Through Rate) | Porcentaje de clics sobre el total de impresiones en anuncios | Google Ads, Meta Ads, plataformas de email |
Un buen plan de comunicación no es un documento decorativo, sino una herramienta estratégica para alcanzar objetivos concretos. Si lo construyes paso a paso, alineado con tus metas y recursos, te servirá para tomar decisiones más claras, comunicar con coherencia y obtener resultados medibles.
Nuestro propósito con esta guía es ayudarte a estructurar ese camino y convertir la comunicación en una aliada real para tu proyecto.
Si quieres que te ayudemos a crear esa hora de ruta para tus objetivos de comunicación ¡Contacta con nosotros!
