Empresas de automatización de procesos

Cada día existen más empresas de automatización de procesos que se han creado para ayudar a otros negocios a alcanzar sus objetivos empresariales para que vayan más allá del Departamento de IT.

Y es que, la automatización de procesos es fundamental en la era de la transformación digital, ya que permite a las compañías ser más eficientes y ágiles. ¿Quieres saber por qué? Continúa leyendo, hoy te vamos a contar la importancia y ventajas que tiene contratar a una empresa de automatización de procesos.

¿Qué es la automatización de procesos de negocio?

La automatización de procesos de negocios (APN), es la automatización (valga la redundancia) de los procesos comerciales mediante la tecnología, esto posibilita a las empresas reducir costos e incrementar la productividad.

Ahora bien, ¿cómo funciona la APN? Si estás pensando en robots que remplazan a los humanos, la respuesta es no. Esta IA significa automatizar procesos y flujos de trabajo: procesos de aprobación de documentos, procesos de incorporación de empleados, etc.

La automatización de procesos en las empresas hace referencia al empleo de la tecnología para llevar a cabo tareas importantes en un negocio donde el esfuerzo humano puede ser sustituido por dicha tecnología. Gracias a ello, se hace posible minimizar costos, una mayor eficiencia y procesos optimizados.

Asimismo, APN significa un medio de automatización de procesos comerciales mediante el uso de un software y varias integraciones de aplicaciones. Esto permite que, en vez de que los trabajadores realicen tareas (por muy sencillas que sean), lo hará el software. ¿Y cómo pueden funcionar un APN? Te lo explicamos a continuación varios ejemplos:

• Atención al cliente: automatizar las respuestas a los clientes.
• Gestión de aprobaciones.
• Incorporación de empleados.

Al fin y al cabo, el principal objetivo de la automatización de procesos es mejorar el flujo de trabajo en una empresa, sustituyendo las actividades manuales por un software.

Existen tres etapas de gestión de procesos donde la automatización está presente:

• Implementación.
• Despliegue y ejecución.
• Monitoreo.

Ejemplos de automatización de procesos empresariales

Contratación de empleados

La contratación de nuevos trabajadores llevan consigo muchas tareas, entre ellas: rellenar formularios, organizar reuniones, sesiones de formación, crear cuentas bancarias, y todo tipo de papeleo.

Esto puede ocasionar desorganización interna y conllevar lo siguiente: pérdida de documentación, descontento del personal y/o nivel bajo de productividad.

Gracias a la automatización de los procesos de negocio, estas transacciones serás más ágiles y rápidas, manteniendo al personal relevante en buen estado.

Pedidos de compra

Cuando se realiza una solicitud rellenando un formulario, existe detrás una autoridad que se encarga de analizarla y examinarla hasta decidir si se acepta o; de lo contrario, se deniega.

En el caso de ser aprobada, se manda una orden de compra al proveedor y al equipo de inventario. La falta de automatización en este caso podría derivar a: retención de la aprobación del pedido de compra; afectar a la productividad; no cumplir con los requisitos; falta de exactitud; errores en la entrega, etc.

La automatización de los procesos empresariales ayuda a fomentar la responsabilidad y transparencia de los datos precisos. Manteniendo, a su vez, un seguimiento de cada comunicación dentro del flujo de trabajo para una correcta ejecución del mismo.

Ventajas de la automatización de procesos en las empresas

Aumenta la productividad

Reduce el tiempo que se dedica a realizar una tarea, lo que da lugar a mayores tasas de productividad para las tareas del día a día. A esto se suma el beneficio de las empresas de liberar a los empleados de tareas más complejas y que se centren en otras generadoras de ingresos y, por ende, ofrecer un mejor servicio al cliente.

Simplifica la comunicación

La automatización de procesos ofrece una plataforma visual y organizada donde los trabajadores pueden acceder y beneficiarse de una vista centralizada. Es decir, la documentación que se registra se encuentra en este panel y se gestiona diariamente.

De tal manera que las conversaciones, los correos electrónicos y las llamadas telefónicas entre los empleados se simplifica, eximiendo la posibilidad de que se pierda información por el camino.

Reduce el tiempo y costos

La automatización reduce en gran medida los costos que dan lugar a errores como: retrasos o ausencia de pagos, aprobaciones retrasadas y similares.

Asimismo, también reduce el tiempo de realizar las tareas manualmente y que requieren un tiempo y desmotivan a los empleados. Gracias a esta tecnología, permite ser más innovador y aumentar la motivación de los trabajadores.

Mejora la calidad y mayor visibilidad

La automatización de procesos mejora la calidad de todas las acciones llevadas a cabo en una empresa y, por tanto, una mejor atención al cliente.

También permite ver y monitorear los diferentes procesos, muy útil para organizar los plazos y mejorar la planificación.

Mejora la estabilidad y gestión de tareas

Con la automatización de procesos podrás mejorar la gestión de la información, facilitar el análisis de los datos y tomar mejores decisiones. También elimina los casos en los que se pueden perder información o que los documentos se puedan extraviar.

Para finalizar, si estás buscando hacer crecer tu negocio a la vez que buscas la rentabilización y optimización del mismo, apuesta por la automatización de procesos. Nosotros ya lo hemos hecho, ¿a qué esperas? Para más información, contacta con nosotros.